Trong tình hình dịch bệnh hiện tại thì nhu cầu sử dụng các thiết bị từ xa như hội nghị truyền hình trở nên ngày càng phổ biến và đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để tổ chức một cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến hiệu quả? Dưới đây là những lưu ý giúp bạn tổ chức một cuộc họp hội nghị tuyền hình hiệu quả.

Những điều cần biết để tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả

Ngày nay, hội nghị truyền hình ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ở cách xa nhau hay các doanh nghiệp nước ngoài. Hội nghị truyền hình không những giúp các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp từ xa hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm thời gian đi lại và tăng năng suất làm việc. Giờ đây, bạn có thể cảm nhận tầm quan trọng của hội nghị truyền hình khi nó đem lại những thay đổi đáng kể trong giới kinh doanh. Vì thế, Việc tổ chức một cuộc họp hội nghị truyền hình sao cho hiệu quả và thành công rất quan trọng với các doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, chúng tôi đưa ra một vài lưu ý để giúp bạn có thể tổ chức được một cuộc họp hội nghị truyền hình hiệu quả.

Trước cuộc họp

• Khi tổ chức cuộc họp với những thiết bị chưa từng sử dụng hay tại những địa điểm chưa từng được tổ chức trước đây, bạn nên kiểm tra các kết nối cuộc họp trước khi tổ chức.
• Nếu có thể, bạn nên thử tổ chức cuộc họp hội nghị tuyền hình vài phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Lên kế hoạch liên lạc dự phòng để có thể xử lý trong trường hợp gặp sự cố kết nối với những người tham gia từ xa. Kế hoạch dự phòng có thể bao gồm việc yêu cầu yêu cầu người tham gia từ xa kết nối với cuộc họp thông qua máy tính xách tay, điện thoại di động, loa hội nghị hoặc cộng tác thông qua các công cụ cộng tác trực tuyến.

Trong cuộc họp

• Yêu cầu tất cả những người tham gia chia sẻ video và âm thanh của họ.
  • Đảm bảo tất cả những người tham gia có thể nhìn và nghe thấy tất cả những người tham gia khác.
  • Đảm bảo micrô của phòng hội nghị được phân bổ hợp lý để có thể bắt được giọng nói của mọi người tham gia.
  • Đảm bảo ánh sáng trong phòng không hạn chế tầm nhìn của người tham gia (ví dụ: tránh ánh sáng nền từ cửa sổ hoặc đèn).
• Yêu cầu người tham gia tắt tiếng micrô nếu vị trí của họ có quá nhiều tiếng ồn xung quanh hoặc trong cuộc họp họ sẽ không nói gì.
• Có người điều hành cuộc họp – Thường là người đã thực hiện gọi cho cuộc họp. Người điều hành cuộc họp có trách nhiệm:
  • Cung cấp nội dung cuộc họp cho những người tham gia – trước cuộc họp là tốt nhất, tối thiểu là khi bắt đầu cuộc họp – bao gồm tổng quan về các vấn đề phải bàn bạc và kết quả dự kiến;
  • Thiết lập các dấu hiệu trực quan hoặc bằng lời nói, chẳng hạn như giơ tay, để biết được ai muốn tham gia thảo luận vào cuộc họp;
  • Thu hút người tham gia ở tất cả các địa điểm để đảm bảo cuộc thảo luận hiểu và liên kết;
  • hạn chế “các cuộc trò chuyện bên lề” và đa nhiệm;
• Đảm bảo tất cả những người tham gia đều có quyền truy cập bình đẳng vào nội dung bằng cách chia sẻ tất cả nội dung trong kết nối hội nghị truyền hình và sử dụng các công cụ trực tuyến bất cứ khi nào có thể.
• Một trong những điều cũng rất quan trọng đó là bạn nên là chính mình, cư xử tự nhiên, nghe và nhìn vào camera bình thường như bạn đangn tham gia vào một cuộc họp trực tiếp vậy.

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Đảm bảo có kết nối Internet ổn định

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất để có thể tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả là kết nối Internet ổn định và nhanh chóng. Một khi kết nối chậm nó sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến hội nghị, làm gián đoạn hình ảnh và âm thanh không nhất quán. Khi bạn sử dụng máy tính xách tay, hãy sử dụng cáp LAN, nó sẽ giúp đảm bảo kết nối Internet ổn định hơn. Sử dụng kết nối an toàn cùng với mã hóa nâng cao và bảo vệ bằng mật khẩu trong trường hợp lựa chọn duy nhất của bạn là kết nối không dây.

Chọn một bộ thiết bị truyền hình tốt

Để có được một cuộc họp hiệu quả thì việc chọn được một bộ thiết bị hội nghị truyền hình phù hợp và có chất lượng tốt là điều vô cùng quan trọng. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều hãng sản xuất thiết bị hội nghị truyền hình trong đó thương hiệu yealink có thể xem là thương hiệu tốt nhất  với nhiều bộ thiết bị được thiết kế phù hơp cho nhiều không gian phòng họp khác nhau.

Bạn có thể tham khảo link ở đây: Thiết bị hội nghị truyền hình yealink

Chọn một phần mềm hội nghị truyền hình tốt

Một phần mềm hội nghị truyền hình chất lượng tốt sẽ giúp bạn tổ chức một cuộc họp hội nghị truyền hình hiệu quả. Một trong những phần mềm chất lượng tốt và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đó là Zoom Cloud Meeting. Bạn có thể tải ứng dụng này xuống để có thể tối đa hóa cho các cuộc họp trực tuyến của mình. Lưu ý nên tải phiên bản mới nhất và đảm bảo phần mềm đó ổn định và tương thích với hệ điều hành của bạn để bạn có thể thực hiện cộng tác video suôn sẻ và thông suốt trong quá trình tham gia cuộc họp.

Gửi nội dung cuộc họp cho người tham gia

Một trong những yêu cầu bắt buộc cần làm trước khi cuộc họp bắt đầu đó là gửi nội dung cuộc họp và thư mời họp cho những người tham gia cuộc họp. Điều này sẽ giúp cho những người tham gia biết được lý do tổ chức cuộc họp cũng như những nội dung sẽ triển khai để có được những sự chuẩn bị phù hợp. Bạn có thể gửi nội dung cuộc họp qua email hoặc tại văn phòng.

Chú ý đến múi giờ

Một trong những điều cần lưu ý khi có người tham gia đến từ các quốc gia khác nhau đó là cần chú ý đến múi giờ để có thể chọn được khung giờ tổ chức cuộc họp phù hợp với tất cả người tham gia. Điều này thật sự rất quan trọng nhất là khi bạn thực hiện gửi lời mời theo lịch. Việc chọn sai múi giờ có thể sẽ gây nhầm lẫn và ảnh hưởng không tốt đến năng suất của cuộc họp.

Loại bỏ mọi sự phân tâm

Trước cuộc họp hãy đảm bảo rằng không có bất cứ vật chướng ngại vật nào trong tầm nhìn của máy ảnh có thể làm cho những người tham gia khác mất tập trung. Ngoài ra,hãy đảm bảo rằng điện thoại di động của bạn được giữ ở chế độ im lặng trong suốt hội nghị. Nên đặt loa ra xa micro và điều chỉnh âm lượng ở mức 50%.

Bên cạnh đó,Cố gắng loại bỏ mọi tiếng ồn xung quanh trong khi hội nghị đang diễn ra, điều này cũng sẽ giảm thiểu mọi tiếng vọng từ micrô. Hơn nữa, hãy thông báo cho những người tham gia cách tắt tiếng cũng như bật tiếng micrô và đảm bảo rằng tất cả họ đều đang sử dụng tính năng này.

Không nên nói cùng lúc

Khi có cùng lúc nhiều người cùng tham gia vào cùng một cuộc họp và lại không ngồi ở cùng một vị trí thật sự là một thử thách với người tham gia. Bạn cần tập tính kiên nhẫn và không nói trong khi người khác vẫn đang phát biểu. Người chủ phòng nên giữ những thắc mắc của mình đến cuối chương trình để mọi người đều có thể nêu lên ý kiến của mình.

Chọn môi trường ánh sáng đồng đều

Một trong những khía cạnh quan trọng góp phần giúp cho bất kì cuộc họp nào thành công đó là môi trường ánh sáng thích hợp với độ chói tối thiểu. Nên sử dụng ánh sáng tự nhiên nhưng cần chú ý rằng những người tham gia ở phía đối diện không phân tâm. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng có đủ ánh sáng cho máy ảnh và cố gắng tránh những bóng đèn có ánh sáng mạnh thay vào đó hãy sử dụng ánh sáng huỳnh quang. Nên đóng rèm lại để ánh sáng mặt trời không áp đảo ánh sáng huỳnh quang.

Trên đây là những điều bạn cần lưu ý để có thể tổ chức được một cuộc họp hội nghị hiệu quả, nếu bạn vẫn còn bất kì thắc mắc gì thì đừng ngại liên lạc ngay với chúng tôi theo số hotline của Du Hưng 02873.000.246