Tổng đài ảo là gì? Ưu điểm nổi bật của giải pháp tổng đài ảo

Khác với tổng đài truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn vào thiết bị, bảo trì và đào tạo, giải pháp tổng đài ảo với chi phí thấp, không phải bảo trì hay đào tạo đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến. Vậy tổng đài ảo là gì? Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo trong doanh nghiệp? Cùng Du Hưng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn gọi là tổng đài Cloud, Vitural PBX là một hệ thống tổng đài được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Phần mềm tổng đài ảo xây dựng dựa trên giao thức VOIP (Giao thức thoại internet) nên tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên nền tảng online mà không cần hệ thống viễn thông phức tạp như những cách thức truyền thống khác. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm số chi phí đầu tư ban đầu vô cùng lớn và hiệu quả không những không kém cạnh mà còn vượt trội hơn rất nhiều.

Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ không phải tốn chi phí bảo trì và đào tạo.

Ưu điểm nổi bật của giải pháp tổng đài ảo

1/ Khả năng mở rộng linh hoạt

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng. Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.

3/ Phạm vi tiếp cận toàn cầu

Một khi sử dụng tổng đài ảo, mọi bài toán về khoảng cách cũng được giải quyết một cách triệt để giúp bạn không cần phải bận tâm quá nhiều. Công nghệ VoIP cho phép nhân viên sử dụng từ xa các dịch vụ thoại, fax và dữ liệu của văn phòng thông qua mạng nội bộ của bạn. Với sự phát triển vượt bậc của nền khoa học hiện đại, công nghệ VoIP mang đến giải pháp tiếp cận toàn cầu, trở nên cực kỳ di động.

4/ Tích hợp dễ dàng, đa dạng các tính năng hỗ trợ

Do tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên internet, nên rất dễ dàng kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ ba như CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán… Tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một số tính năng bổ sung như hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi… có thể mang lại trải nghiệm và phục vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp

5/ Không cần phần cứng vật lý phức tạp

Nếu bạn xây dựng tổng đài truyền thống, thì bạn sẽ cần phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ mà bạn sẽ cần để thực hiện các cuộc gọi dựa trên internet. Tổng đài ảo thì không cần trang bị phần này mà thay bằng cách hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ.