Tư vấn thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình chuẩn hiện đại

Để mỗi buổi họp trực tuyến diễn ra chuyên nghiệp, ổn định với hình ảnh sắc nét và âm thanh rõ ràng, việc thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình chuẩn hiện đại là yếu tố quyết định. Một không gian được bố trí khoa học, trang bị đồng bộ thiết bị công nghệ thông minh sẽ mang đến trải nghiệm họp hiệu quả và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Du Hưng sẽ chia sẻ những nguyên tắc và giải pháp thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình hiện đại, từ lựa chọn thiết bị, bố trí không gian, xử lý âm thanh ánh sáng đến tích hợp công nghệ tiên tiến giúp nâng cao hiệu suất và trải nghiệm họp.

Tại sao cần thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp?

1. Nâng cao chất lượng giao tiếp và hợp tác

Một không gian họp được thiết kế bài bản giúp truyền tải hình ảnh và âm thanh trung thực, đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe rõ, nhìn rõ và tương tác hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc kết hợp (hybrid work), nơi các thành viên có thể tham gia từ nhiều địa điểm khác nhau.

2. Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Phòng họp chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp. Một phòng họp được trang bị thiết bị hiện đại, thiết kế tinh tế, thẩm mỹ cao không chỉ nâng tầm hình ảnh mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu trong từng chi tiết – yếu tố quan trọng khi tiếp đón đối tác hoặc tổ chức hội nghị trực tuyến quốc tế.

3. Tối ưu chi phí và thời gian làm việc

Hội nghị truyền hình giúp giảm đáng kể chi phí di chuyển, thuê địa điểm, thời gian tổ chức, đồng thời tăng năng suất họp hành, ra quyết định nhanh hơn. Một hệ thống được thiết kế hợp lý còn giúp hạn chế lỗi kỹ thuật, giảm thiểu chi phí bảo trì, vận hành.

4. Hỗ trợ mô hình làm việc linh hoạt (Hybrid Workplace)

Với sự phát triển của các nền tảng như Zoom Workplace, Microsoft Teams, Google Meet, việc thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình hiện nay không chỉ phục vụ họp nội bộ mà còn hỗ trợ kết nối đa nền tảng, đảm bảo mọi nhân sự – dù làm việc tại văn phòng hay ở xa – đều có thể tham gia dễ dàng.

Các yếu tố quan trọng khi thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình

Để xây dựng một phòng họp đạt chuẩn hiện đại, bạn cần quan tâm đồng bộ đến 3 yếu tố chính: không gian, thiết bị và công nghệ.

1. Thiết kế không gian phòng họp

Không gian là yếu tố đầu tiên quyết định đến chất lượng âm thanh, hình ảnh và trải nghiệm của người tham dự.

a. Diện tích và quy mô phòng họp

Phòng họp nên được thiết kế dựa trên số lượng người tham dự:

• Phòng họp nhỏ (dưới 6 người): diện tích khoảng 10–15m²

• Phòng họp trung bình (6–12 người): diện tích khoảng 20–35m²

• Phòng họp lớn (trên 12 người): diện tích từ 40m² trở lên

Không gian nên thoáng, có cửa sổ hoặc hệ thống chiếu sáng tự nhiên, hạn chế tiếng ồn bên ngoài.

b. Cách bố trí bàn ghế

Nên lựa chọn kiểu bàn họp hình chữ nhật hoặc oval, giúp tất cả người tham dự đều hướng về màn hình và camera. Bố trí ghế cân đối, khoảng cách vừa phải để đảm bảo góc nhìn tốt và âm thanh rõ ràng.

c. Ánh sáng và màu sắc

Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh camera. Sử dụng ánh sáng trắng trung tính, phân bổ đều, tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera hoặc người nói. Màu tường nên chọn gam sáng trung tính (xám, kem, xanh nhạt) giúp hình ảnh sắc nét và dễ chịu.

d. Cách âm và tiêu âm

Đây là yếu tố quan trọng giúp âm thanh trong phòng không bị vang, méo tiếng. Nên sử dụng vật liệu tiêu âm như mút, nỉ, trần thạch cao, rèm dày hoặc thảm trải sàn để giảm phản hồi âm.

2. Lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình

Một phòng họp hiện đại không thể thiếu hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình đồng bộ, bao gồm:

a. Camera hội nghị

• Độ phân giải tối thiểu: Full HD, lý tưởng là 4K.

• Tính năng thông minh: Auto Framing (tự động lấy khung hình), Speaker Tracking (theo dõi người nói), Wide-Angle Lens (góc rộng).

• Thương hiệu phổ biến: Yealink, Logitech, AVer, Poly.

Ví dụ: Yealink UVC34 – camera All-in-one tích hợp micro và loa, phù hợp cho phòng họp nhỏ.

b. Micro và loa

Chất lượng âm thanh là yếu tố then chốt. Nên chọn micro đa hướng (Omni-directional), có khả năng lọc tiếng ồn, thu giọng rõ ràng.

• Với phòng nhỏ, có thể dùng micro tích hợp trên thiết bị.

• Với phòng lớn, nên dùng micro mở rộng hoặc micro trần.

Các dòng tiêu biểu: Yealink VCM35, VCP40, CP965,…

c. Màn hình hiển thị

• Màn hình nên có kích thước phù hợp (từ 55–86 inch), độ phân giải 4K.

• Với nhu cầu trình chiếu, tương tác: nên chọn màn hình tương tác thông minh như Yealink MeetingBoard, Hiboard, Samsung Flip.

d. Thiết bị điều khiển và kết nối

Một số phòng họp hiện đại trang bị bộ điều khiển trung tâm (Touch Panel) giúp dễ dàng bật/tắt cuộc họp, chia sẻ nội dung chỉ với một chạm.
Ngoài ra, cần có Bộ mã hóa/giải mã (Codec) nếu sử dụng hệ thống hội nghị chuyên dụng (như Yealink MeetingBar A30, A40).

e. Nền tảng phần mềm

Lựa chọn nền tảng họp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp:

• Zoom Workplace: giao diện thân thiện, tích hợp AI.

• Microsoft Teams: đồng bộ với hệ thống Microsoft 365.

• Google Meet: dễ triển khai, tương thích đa nền tảng.

• Yealink RoomConnect: tối ưu cho thiết bị phần cứng Yealink.

3. Giải pháp công nghệ thông minh tích hợp

• Chia sẻ nội dung không dây: Sử dụng thiết bị như Yealink WPP30, Astros Pod để trình chiếu dễ dàng từ laptop, tablet, điện thoại.

• Công nghệ AI: Tự động lấy khung hình, nhận diện người nói, chỉnh sáng, lọc tạp âm.

• Tích hợp IoT: Điều khiển đèn, rèm, máy lạnh bằng bảng cảm ứng trung tâm.

• Tự động hóa cuộc họp: Thiết lập sẵn lịch họp, tự bật thiết bị khi bắt đầu và tắt khi kết thúc.

Các bước thiết kế phòng họp hội nghị truyền hình chuẩn hiện đại

Bước 1: Khảo sát nhu cầu và không gian thực tế

Đơn vị tư vấn sẽ khảo sát diện tích phòng, số lượng người tham dự, mục đích sử dụng (nội bộ, khách hàng, đào tạo, họp trực tuyến quốc tế…) để lên phương án phù hợp.

Bước 2: Lên bản vẽ bố trí và phối cảnh

Dựa trên không gian thực tế, kỹ sư thiết kế sẽ mô phỏng 3D bố trí bàn ghế, vị trí màn hình, camera, micro, loa và đường dây điện – mạng, đảm bảo tính thẩm mỹ và công năng.

Bước 3: Lựa chọn thiết bị phù hợp

Căn cứ vào quy mô phòng và ngân sách, lựa chọn thiết bị đến từ các thương hiệu uy tín như Yealink, Logitech, Poly, Shure, Hiboard…

Bước 4: Thi công, lắp đặt và cấu hình hệ thống

Lắp đặt thiết bị, đi dây âm tường, cấu hình hệ thống phần mềm hội nghị, kết nối mạng LAN/Wi-Fi, test thử tín hiệu.

Bước 5: Kiểm tra, bàn giao và đào tạo sử dụng

Đơn vị thi công hướng dẫn nhân sự doanh nghiệp sử dụng, bảo trì và cập nhật phần mềm định kỳ.

Các loại phòng họp phổ biến và kích thước phù hợp

Kích thước của phòng họp thường phụ thuộc vào số lượng người tham gia thường xuyên và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số kích thước phòng họp phổ biến:

• Phòng trò chuyện nhóm: Điểm họp rất nhỏ (5-10 mét vuông) dành cho các cuộc họp đột xuất nhanh chóng.
• Phòng họp nhỏ: Thường ở được 2-4 người. Có thể dao động từ 10-20 mét vuông. Tốt cho các nhóm nhỏ hoặc các cuộc họp riêng lẻ.
• Phòng họp vừa: Thường ở được 5-8 người. Có thể dao động từ 20-35 mét vuông. Linh hoạt cho các cuộc họp có quy mô vừa và nhỏ.
• Phòng họp lớn: Chứa được 9-12 người nói chung. Có thể dao động từ 35 – 55 mét vuông. Tốt cho các cuộc họp và họp mặt nhóm lớn hơn.
• Phòng hội nghị: Phòng lớn hơn có sức chứa từ 13 – 20 người trở lên. 55 m2 trở lên. Được sử dụng cho các cuộc họp, thuyết trình và sự kiện toàn công ty.
• Phòng họp cực lớn: Thông thường, các phòng họp lớn nhất dành cho các cuộc họp với các giám đốc điều hành cấp cao. Lên đến hơn 30 người. Hơn 70 mét vuông.
• Phòng đào tạo/đa năng: Các phòng linh hoạt để hỗ trợ các buổi đào tạo, hội thảo lên ý tưởng, chiêu đãi, v.v. Quy mô rất khác nhau.

Kích thước cần thiết phụ thuộc vào việc sử dụng phòng, số lượng người tham dự và loại cuộc họp. Kích thước phòng, cách bố trí, trang thiết bị và tính năng cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm cuộc họp.

Mẫu giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn

Dưới đây Du Hưng xin giới thiệu đến bạn một số giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn. Với giải pháp này bạn có thể mở rộng thêm camera và micro khi muốn mở rộng cho những không gian lớn hơn.

1. Màn hình hiển thị.

Yealink MeetingDisplay 65/75/86 – Màn hình hiển thị cộng tác chuyên dụng

MeetingDisplay mang đến thông điệp “Unified Meeting, Display Now”, là dòng màn hình hiển thị tối ưu cho hệ thống Microsoft Teams Rooms (MTR). Với các tùy chọn kích thước 65”, 75” và 86”, thiết bị dễ dàng kết hợp cùng MTR Bar, camera Yealink UVC và bộ điều khiển MCore, tạo nên giải pháp phòng họp Yealink hoàn chỉnh. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn sở hữu một không gian họp chuyên nghiệp, liền mạch và hiệu quả cao.

Sản phẩm này mang đến giải pháp hiển thị toàn diện, dễ dàng lắp đặt và quản lý, phù hợp cho các phòng họp từ nhỏ đến lớn. Không cần khoan tường hay gây hư hỏng, quá trình cài đặt chỉ mất dưới 5 phút, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Điểm mạnh của MeetingDisplay

• Cài đặt thống nhất: Khung đỡ tùy chỉnh cho phép gắn trực tiếp MeetingBar, UVC Camera, và MCore mà không cần khoan tường.

• Điều phối thông minh: Tự động chuyển sang chế độ bảng hiệu số (digital signage), đồng bộ hóa giấc ngủ và khởi động, giảm tiêu thụ năng lượng.

• Quản lý tập trung: Tất cả thiết bị có thể được quản lý qua nền tảng YMCS hoặc YDMP, đảm bảo đồng bộ hóa thông tin trạng thái.

• Cấu hình dễ dàng: Chỉ cần một bảng điều khiển cảm ứng để điều chỉnh cài đặt cơ bản như độ sáng và âm thanh.

MeetingDisplay hỗ trợ chia sẻ nội dung qua HDMI, AirPlay, và Miracast (trừ thị trường Mỹ), cùng với màn hình IPS 4K chống lóa, mang lại trải nghiệm hình ảnh sống động và rõ nét.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình

– Giải pháp hội nghị Yealink MVC840 (Yealink UVC84, Yealink MSpeaker II, Yealink VCM34)

Yealink MVC840 là giải pháp hội nghị truyền hình được thiết kế đặc biệt cho dịch vụ Zoom Rooms/Microsoft Teams Rooms. MVC840 là sự lựa chọn tối ưu cho các phòng họp trung bình và lớn với việc triển khai dễ dàng, hình ảnh & âm thanh chất lượng cao, khả năng chia sẻ không dây và hiển thị lịch họp đã đặt trước.

Được thiết kế dành cho phòng họp vừa (35m2 ~ 50m2) và lớn (>50m2) tùy theo số lượng loa/mic gắn thêm, MVC840 sẽ phục vụ được cho các cuộc họp với số lượng lên đến 50 người với chất lượng hình ảnh Full HD, âm thanh chất lượng cao và thao tác đơn giản nhất đến với người dùng

Bộ thiết bị Yealink MVC840 bao gồm:

• Camera Yealink UVC84
• Mini-PC M-core
• Bảng điều khiển cảm ứng MTouch
• 2 Micro Yealink VCM34
• Loa Yealink MSpeaker II

 

Sơ Đồ Tổng Quát

Thông tin thành phần thiết bị

– Camera UVC84

Với camera 4K UVC84, bạn có thể thu được hình ảnh chất lượng cao, chi tiết và rõ ràng cho phòng họp lớn. Camera có khả năng zoom quang học 12x, góc nhìn 80 độ và tính năng Auto Framing, tự động điều chỉnh góc nhìn để bao quát tất cả người tham dự. Camera còn có thiết kế bảo vệ quyền riêng tư tự động, đảm bảo an toàn cho cuộc họp của bạn.

Camera 4K Zoom HD 36× (quang học 12x, kỹ thuật số 3×) Trường nhìn (đường chéo): Camera PTZ: 90° DFOV, 73° HFOV, 50° VFOV Camera panoramic: 120° DFOV,110° HFOV, 78° VFOV Tính năng AI Auto Framing

– Loa Mspeech II / Micro VCM34

Với micro VCM34 và loa MSpeaker II, bạn có thể thu được âm thanh rõ ràng, trung thực và không bị nhiễu. Micro VCM34 có khả năng thu âm 360 độ trong phạm vi 6 mét và tích hợp công nghệ chống ồn của Yealink. Loa MSpeaker II có công suất lớn và âm thanh trung thực, mang đến âm thanh sống động cho phòng họp lớn.

• Thu âm giọng nói bán kính 6m/360° • Kết nối tối đa 6 thiết bị • Nút LED cảm ứng báo hiệu bật/tắt mic	• Công suất phát: 10W • Power over Ethernet • Kết nối tối đa được 4 thiết bị

– Bộ điều khiển trung tâm

Với bảng điều khiển cảm ứng MTouch, bạn có thể điều khiển cuộc họp một cách dễ dàng và thuận tiện. Bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển trong cùng một phòng họp, dù là treo trên tường hay để trên bàn. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình không dây hoặc có dây một cách đơn giản và nhanh chóng.

Với máy tính mini MCore, bạn có thể sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả và ổn định. Máy tính mini MCore sử dụng chip Intel Core i5 thế hệ 11, có dung lượng RAM 8GB và ổ cứng SSD 128GB. Máy tính mini MCore còn có ba cổng HDMI để xuất video với khả năng hỗ trợ CEC, Bluetooth và Wi-Fi.

	• Intel® QUAD-CORE i5 thế hệ thứ 8 • RAM: 8GB (2 x 4GB) • Bộ nhớ: SSD 128GB • HDMI out x2 • Bluetooth và Wi-Fi • Cổng Ethernet 1 x 10/100/1000M • Cài đặt sẵn phiên bản Zoom Room/Microsoft Teams Room
	• Màn hình IPS 8 inch, độ phân giải 1280 x 800 • Cảm biến mở màn hình khi có người đến • Giá đỡ có thể điều chỉnh góc (28° ~ 50°) • Hỗ trợ các tính năng trong cuộc họp: Hiển thị lịch cuộc họp Mời người tham gia cuộc họp Điều khiển camera, âm thanh • Chia sẻ nội dung có dây

– Phụ Kiện Kèm Theo

Yealink WPP30 là một Pod thuyết trình không dây 4K Ultra HD mới. Được hỗ trợ với đầu ra phát trực tuyến mã hóa phần cứng lên tới 4K/30FPS UHD, WPP30 tiết kiệm rất nhiều công sức bằng cách loại bỏ bất kỳ phần mềm hoặc cài đặt trình điều khiển nào. Cổng USB Type-A/ USB Type-C đầy đủ tính năng phù hợp với các loại máy tính và điện thoại khác nhau.

Chỉ cần cắm thiết bị WPP30 vào máy tính của bạn và bạn đã sẵn sàng để trình chiếu ý tưởng của mình. Hoặc bạn có thể kết nối máy tính với bảng điều khiển qua cổng USB-C hoặc HDMI.

WPP30	MVC-BYOD Extender
Hỗ trợ trình chiếu không dây Chia sẻ nội dung Full HD 1080P/30fps WPP30 Tương thích với Windows/MacOS/AirPlay	Hỗ trợ kết nối hệ thống camera/loa/mic của bộ thiết bị MVC với laptop để sử dụng với các ứng dụng họp khác: Webex, Google Meet, … Khả dụng với các dòng camera UVC40, UVC84, UVC86

Yealink RoomPanel là một thiết bị Microsoft Teams chuyên dụng với màn hình cảm ứng nhỏ gọn và lý tưởng để gắn các phòng họp bên ngoài. Nó sẽ hiển thị thông tin chi tiết – qua lịch Teams hoặc Outlook 365 – của các cuộc họp đã lên lịch, cho biết trạng thái phòng hiện tại và cho phép bạn đặt trước một phòng trống ngay tại chỗ.

Hiển thị trạng thái phòng họp bằng LED Hiển thị các lịch họp đã được đặt trước Hỗ trợ book lịch họp trực tiếp Sử dụng nền tảng Microsoft Teams Thiết kế gắn tường, gắn kính