Hướng dẫn sử dụng tính năng Smart Recording với Zoom AI Companion

Smart Recording: Tính Năng Ghi Âm Thông Minh Của Zoom AI Companion

Smart Recording không chỉ đơn thuần là tính năng ghi âm truyền thống mà bạn thường thấy trên các phần mềm hội họp. Thay vào đó, nó kết hợp sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để tự động phân tích, tổ chức và trình bày nội dung cuộc họp theo cách thông minh hơn. Khi được kích hoạt, Smart Recording sẽ:

• Ghi lại toàn bộ âm thanh và video của cuộc họp trên đám mây Zoom (Cloud Recording).
• Tự động chia nhỏ nội dung thành các chương (chapters) dựa trên các chủ đề thảo luận.
• Tạo điểm nổi bật (highlights) để người dùng nhanh chóng nắm bắt những phần quan trọng nhất.
• Tóm tắt cuộc họp bằng văn bản, giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì phải nghe lại toàn bộ bản ghi.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý, giáo viên, sinh viên, hoặc bất kỳ ai cần lưu trữ thông tin từ các cuộc họp mà không muốn bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách kích hoạt và sử dụng Smart Recording một cách hiệu quả.

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Smart Recording Với Zoom AI Companion

Smart Recording tận dụng sức mạnh của Zoom AI Companion để nâng cao trải nghiệm ghi âm trên đám mây. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp bản ghi thành các phần gọi là smart chapters, tóm tắt những điểm chính trong một định dạng ngắn gọn, dễ tiếp thu thông qua recording highlights, xác định các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp hoặc hội thảo với next steps, và thậm chí cung cấp phân tích cho người chủ trì về các yếu tố quan trọng trong cuộc họp như tốc độ nói, tỷ lệ nói-nghe, đoạn nói dài nhất, tần suất sử dụng từ đệm và mức độ kiên nhẫn.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp hoặc hội thảo dài – chẳng hạn như bài giảng, phiên brainstorming hay họp toàn công ty – khi bạn muốn chia nhỏ bản ghi để dễ dàng theo dõi hơn.

Để tạo recording highlights, smart chapters và next steps, bạn cần có một bản ghi đám mây và bản chép lời âm thanh đã được xử lý và sẵn sàng để xem. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi quá trình xử lý bản ghi và bản chép lời hoàn tất. Các email này sẽ chứa liên kết để xem bản ghi và bản chép lời của bạn.

Recording highlights, smart chapters và next steps có thể được chỉnh sửa bởi chủ sở hữu bản ghi đám mây (người chủ trì) hoặc người dùng có quyền quản lý bản ghi đám mây.

Zoom không sử dụng bất kỳ nội dung âm thanh, video, trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hay các nội dung liên quan đến giao tiếp khác của khách hàng (chẳng hạn như kết quả khảo sát, bảng trắng và biểu cảm) để huấn luyện mô hình AI của Zoom hoặc bên thứ ba.

Yêu cầu để sử dụng Smart Recording

• Là người dùng có giấy phép trên một trong các gói: Zoom Workplace Pro, Zoom Workplace Pro Plus, Zoom Workplace Business, Zoom Workplace Business Plus, Zoom Workplace Enterprise, Zoom Workplace Enterprise Plus, Enterprise Bundle hoặc Zoom One for Education.
  Lưu ý: Các tính năng của AI Companion có thể không khả dụng ở tất cả các khu vực hoặc ngành nghề.
• Đã bật Cloud recording (ghi âm đám mây).
• Đã bật Create audio transcript (tạo bản chép lời âm thanh).
• Đã bật Smart Recording.

Lưu ý: Việc chỉnh sửa hoặc điều chỉnh bản chép lời, smart chapters, highlights và next steps yêu cầu quyền của chủ sở hữu bản ghi (người chủ trì cuộc họp) hoặc người dùng có quyền quản lý bản ghi đám mây.

Cách quản lý bản ghi đám mây với Smart Recording

Sau khi bản ghi đám mây và bản chép lời âm thanh đã được xử lý xong, bạn có thể truy cập cổng web Zoom để quản lý và chỉnh sửa recording highlights, smart chapters và next steps.

Ngoài việc quản lý bản ghi bằng Smart Recording, bạn còn có thể cắt chỉnh bản ghi, tải xuống tệp và thực hiện các thao tác khác.

Các bước thực hiện:

1. Đăng nhập vào cổng web Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Recordings.
3. Trong tab Cloud Recordings, nhấp vào tên cuộc họp hoặc hội thảo đã ghi.
4. Một danh sách các tệp ghi sẽ hiển thị.
5. Nhấp vào hình thu nhỏ video có biểu tượng phát .
6. Bản ghi sẽ mở ra và bản chép lời sẽ xuất hiện bên phải video.

Cách sử dụng Recording Highlights

Nếu được bật, Zoom AI Companion sẽ tự động đánh dấu các phần quan trọng nhất của phiên họp. Bạn có thể chỉnh sửa thủ công các đoạn highlight theo nhu cầu và lưu chúng thành các tệp riêng biệt để loại bỏ những phần không cần thiết trong bản ghi.

Chỉnh sửa bản chép lời âm thanh và Recording Highlights

Trong bảng Audio Transcript bên phải video bản ghi đám mây, bạn có thể:

• Đổi tên người nói: Di chuột qua tên của họ và nhấp vào biểu tượng bút chì .
• Chỉnh sửa nội dung bản chép lời: Di chuột qua văn bản cần sửa và nhấp vào biểu tượng bút chì .
• Tô sáng một đoạn văn bản: Di chuột qua đoạn văn bản và nhấp vào biểu tượng highlight .
• Xóa highlight khỏi văn bản: Nhấp vào biểu tượng highlight  lần nữa để loại bỏ.

Điều chỉnh Highlights bằng thanh phát video

Bạn cũng có thể điều chỉnh các đoạn highlight bằng thanh phát video.

Cách thực hiện:

1. Tìm bản ghi cần chỉnh sửa.
2. Nhấp vào “Edit Highlights” bên dưới thanh phát video, sau đó sử dụng các tùy chọn:
   • Thêm highlight mới: Nhấp vào một phần trên thanh phát không có highlight.

     Lưu ý: Nếu bản ghi chưa có highlight, nhấp vào “Add Highlights” bên dưới trình phát để bắt đầu.

   • Chỉnh sửa highlight hiện có: Di chuột qua highlight (phần màu vàng trên thanh phát), sau đó kéo thả chấm tròn ở đầu hoặc cuối đoạn highlight để điều chỉnh.
   • Xóa highlight hiện có: Di chuột qua highlight (phần màu vàng trên thanh phát), sau đó nhấp vào “Remove”.
3. Khi hoàn tất, nhấp vào “Done” để lưu thay đổi.

Lưu Highlights thành một video clip mới

Bạn có thể cắt bỏ những phần không cần thiết của bản ghi bằng cách xuất các đoạn highlight và lưu thành một clip video mới để xem, chỉnh sửa và chia sẻ.

Lưu ý: Người xem chỉ có thể xem các đoạn highlight khi bạn chia sẻ video clip này. Đồng thời, các tệp liên quan (âm thanh và bản chép lời) cũng sẽ bị cắt theo.

Cách thực hiện:

1. Nhấp vào “Save as New Clip” bên dưới thanh phát video.
2. Hộp thoại xác nhận xuất clip sẽ xuất hiện.
3. Nhập tên cho clip, sau đó nhấp “Save Now”.
4. Một hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị thông tin về vị trí của clip mới.
5. Nhấp “OK” để hoàn tất.
6. Clip mới sẽ được xử lý và xuất hiện dưới dạng một tệp ghi riêng biệt trong danh sách bản ghi gốc, có gắn nhãn Highlights ở góc trên bên phải hình thu nhỏ.

Lưu ý: Clip mới này sẽ sử dụng dung lượng lưu trữ bản ghi trên tài khoản của bạn.

Chia sẻ Recording Highlights

Khi sẵn sàng chia sẻ bản ghi, bạn có thể:

• Lưu highlights thành một video clip mới để người xem chỉ thấy các đoạn highlight.
• Chia sẻ bản ghi gốc để người xem tùy chọn xem highlights hoặc toàn bộ video.

Cách thực hiện:

1. Tìm bản ghi cần chia sẻ.
2. Nhấp vào “Copy shareable link” bên phải video.
3. Liên kết bản ghi sẽ được sao chép vào clipboard.
4. Dán liên kết vào email, tin nhắn trong Team Chat hoặc văn bản khác để chia sẻ.

Cách sử dụng Smart Chapters

Nếu được bật, Zoom AI Companion sẽ tự động nhóm bản ghi thành các chương khác nhau kèm dấu thời gian. Bạn có thể nhấp vào một chương để xem nội dung từ thời điểm đó. Người xem bản ghi đám mây có thể thấy Smart Chapters và Next Steps.

Chỉnh sửa Smart Chapters

1. Nhấp vào “Edit Smart Chapters” trên bản ghi.
2. Trên thanh phát lại, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
   • Điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc của chương.
   • Nhấp vào biểu tượng tách (split) để chia chương thành hai phần riêng biệt (lưu ý: cần nhập nội dung chương mới).
   • Nhấp vào biểu tượng thùng rác để xóa chương.
   • Lưu ý: Khi bạn chỉnh sửa thời gian hoặc xóa một chương, các chương trước và sau đó sẽ tự động điều chỉnh.
3. (Tuỳ chọn) Cập nhật tiêu đề chương.
4. (Tuỳ chọn) Cập nhật nội dung chương, nhập mô tả tổng quan về nội dung của phần đó.
5. Nhấp “Save” để lưu thay đổi.

Sao chép nội dung Smart Chapters để chia sẻ

1. Trên bản ghi, nhấp vào “Chapters Overview”.
2. Ở đầu hộp thoại, nhấp vào biểu tượng sao chép để sao chép nội dung vào clipboard.
3. Nhấp vào “Close”.
4. Dán nội dung đã sao chép để chia sẻ, ví dụ trong email hoặc tin nhắn.

Cách sử dụng Next Steps

Nếu được bật, Zoom AI Companion sẽ tự động phân tích phần cuối của bản ghi để tìm các bước tiếp theo (Next Steps). Bạn có thể giữ lại các bước này trong bản ghi hoặc chia sẻ chúng với người khác.

Chỉnh sửa và chia sẻ Next Steps

1. Tìm Next Steps bên dưới bảng Audio Transcript trong giao diện xem bản ghi đám mây.
2. Bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
   • Nhấp vào biểu tượng bút chì ✏ để chỉnh sửa nội dung Next Steps, sau đó nhấp “Save” để lưu.
   • Nhấp vào biểu tượng sao chép 📋 để sao chép nội dung vào clipboard.
3. Dán nội dung đã sao chép vào email, tin nhắn hoặc bất kỳ nơi nào cần chia sẻ.

Cách truy cập phân tích Coaching Meeting

Nếu được bật, Zoom AI Companion có thể phân tích và cung cấp các chỉ số quan trọng về cuộc họp của bạn, bao gồm:

• Tốc độ nói (Talk Speed)
• Tỷ lệ nói-nghe (Talk-Listen Ratio)
• Đoạn độc thoại dài nhất (Longest Spiel/Monologue)
• Tần suất sử dụng từ đệm (Filler Word Usage)
• Mức độ kiên nhẫn trong cuộc thảo luận (Patience in Discussion)

Những chỉ số này chỉ có thể xem sau khi bản ghi đám mây đã được xử lý xong và chỉ khả dụng cho host cuộc họp và quản trị viên tài khoản có quyền truy cập.

Cách truy cập Coaching Meeting Analytics

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Recordings.
3. Trên tab Cloud Recordings, nhấp vào tên cuộc họp hoặc hội thảo trên web đã ghi.
4. Danh sách các tệp ghi âm sẽ xuất hiện.
5. Nhấp vào hình thu nhỏ của video có biểu tượng phát .
6. Khi bản ghi mở ra, nhấp vào tab My Meeting Coaching bên dưới video.
7. Các chỉ số phân tích cuộc họp của bạn sẽ được hiển thị.

Tìm hiểu các chỉ số Coaching Meeting

Các số liệu phân tích được cung cấp với mục đích tham khảo và có thể không hoàn toàn chính xác. Không nên sử dụng kết quả này cho các quyết định liên quan đến tuyển dụng hoặc các quyết định quan trọng khác. Các ngưỡng đề xuất dựa trên nghiên cứu công khai.

1. Tỷ lệ nói-nghe (Talk-Listen Ratio)

• Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm tổng thời gian mà host (người chủ trì) đang nói.
• Ý nghĩa: Giúp host đánh giá mức độ tham gia của họ trong cuộc họp và khả năng tạo điều kiện cho người khác phát biểu.
• Lưu ý:
  • Tỷ lệ cao cho thấy host có thể đang nói quá nhiều, không tạo đủ cơ hội cho người khác bày tỏ quan điểm.
  • Tỷ lệ thấp có thể cho thấy host không kiểm soát tốt cuộc họp hoặc thiếu chủ động.
  • Tỷ lệ này có thể thay đổi tùy vào nội dung cuộc họp, vai trò của người nói và đối tượng nghe.

2. Tốc độ nói (Talking Speed)

• Định nghĩa: Số lượng từ nói trung bình mỗi phút của host.
• Ý nghĩa: Giúp xác định liệu host có đang nói quá nhanh hay quá chậm, ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận thông tin của người nghe.
• Lưu ý:
  • Thông tin kỹ thuật cao thường yêu cầu tốc độ nói chậm hơn để tăng khả năng tiếp thu.
  • Ngắt quãng và nghỉ hơi hợp lý giúp tăng mức độ dễ nghe.
  • Ngưỡng đề xuất: 110 – 160 từ/phút.

3. Số lần dùng từ đệm (Filler Words)

• Định nghĩa: Số lần trung bình host sử dụng các từ đệm như “ah”, “um”, “hmm” mỗi phút.
• Ý nghĩa:
  • Sử dụng quá nhiều có thể khiến người nghe cảm thấy host chưa chuẩn bị kỹ hoặc thiếu tự tin.
  • Không sử dụng từ đệm nào cũng có thể làm mất đi sự tự nhiên của cuộc hội thoại.
• Ngưỡng đề xuất: 0.6 – 3.0 từ đệm/phút (6 – 30 từ đệm mỗi 10 phút).