Cách thiết kế phòng họp chuyên nghiệp đúng chuẩn

Phòng họp là nơi diễn ra những cuộc họp quan trọng với nhân viên, đối tác, khách hàng. Phòng họp không chỉ ảnh hưởng đến quá trình vận hành của công ty mà còn giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, truyền cảm hứng cho nhân viên, đối tác, khách hàng. Vậy làm sao để có thể sở hữu một phòng họp hiện đại chuyên nghiệp? Một phòng họp đúng chuẩn là như thế nào? Hãy cùng Du Hưng tìm hiểu chi tiết cách thiết kế phòng họp qua bài viết dưới đây.

Thế nào là một phòng họp tiêu chuẩn?

Một phòng họp tiêu chuẩn là phòng họp được thiết kế theo các tiêu chí về diện tích, vị trí, cửa ra vào, chiều cao, nội thất, âm thanh, ánh sáng, cách âm,.. Một phòng họp tiêu chuẩn cần đảm bảo sự thoải mái, rộng rãi, yên tĩnh, sang trọng, chuyên nghiệp và hiệu quả cho các cuộc họp quan trọng của doanh nghiệp.

Phòng họp tiêu chuẩn trong văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh được thiết kế để tiến hành các cuộc họp, thảo luận, thuyết trình và thảo luận hợp tác. Phòng họp tiêu chuẩn thường được trang bị các thiết bị công nghệ thiết yếu như hệ thống hội nghị truyền hình để tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa những người tham gia cuộc họp giúp việc giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn.

Tầm quan trọng của việc thiết lập phòng họp tiêu chuẩn

Việc sử dụng phòng họp sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hợp tác và chuyên nghiệp hơn. Không gian họp chung là tiện nghi làm việc thiết yếu của nhiều tổ chức. Dưới đây là những lý do cần có một phòng họp tiêu chuẩn trong văn phòng doanh nghiệp:

• Tạo sự tập trung vào cuộc họp: Phòng họp cung cấp không gian dành riêng cho các nhóm làm việc cộng tác mà không bị phân tâm bởi môi trường văn phòng thông thường. Điều này có thể giúp cải thiện sự tập trung và năng suất.
• Tạo sự riêng tư: Những cuộc trò chuyện nhạy cảm và những cuộc họp bí mật có thể diễn ra sau cánh cửa đóng kín. Phòng họp mang lại sự riêng tư so với phần còn lại của văn phòng.
• Đầy đủ thiết bị công nghệ cần thiết: Phòng họp được trang bị các công cụ như bảng trắng, màn hình, điện thoại hội nghị, hội nghị truyền hình, v.v. để nâng cao chất lượng cuộc họp.
• Hội nghị khách hàng: Không gian họp chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác bên ngoài sẽ tạo ấn tượng tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp tại chỗ.

Các thiết bị cần có cho một phòng họp tiêu chuẩn

1. Bàn ghế:  Kích thước của bàn và số lượng ghế phụ thuộc vào sức chứa của phòng.
2. Bảng trắng hoặc màn hình tương tác: Bảng trắng hoặc màn hình cảm ứng tương tác để thuyết trình, thảo luận, cộng tác.
3. Thiết bị nghe nhìn: Thiết bị nghe nhìn cơ bản, chẳng hạn như máy chiếu, màn hình hoặc màn hình TV để thuyết trình và hội nghị truyền hình.
4. Hội nghị âm thanh: Một số phòng họp có khả năng hội nghị âm thanh, bao gồm loa ngoài và micrô để hỗ trợ sự tham gia của người tham gia từ xa.
5. Hội nghị truyền hình: Trong các phòng họp cao cấp hơn, Thiết bị hội nghị truyền hình và camera được trang bị để sử dụng cho các cuộc họp trực tuyến với những người tham dự từ xa.
6. Kết nối có dây và không dây: Phòng họp phải có quyền truy cập vào kết nối internet có dây và không dây để hỗ trợ các buổi thuyết trình và cộng tác kỹ thuật số.
7. Hệ thống đặt lịch phòng họp: Đối với những doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhân viên cần có thiết bị đặt phòng hoặc hệ thống lập kế hoạch đặt trước phòng họp để dễ dàng đặt lịch phòng họp mà không bị trùng lịch.

Các tiêu chí cho một phòng họp lý tưởng

Từ góc độ triển khai hội nghị truyền hình, một phòng họp tốt cần có những đặc điểm sau:

• Bố cục linh hoạt: Thiết kế phòng để thích ứng với các quy mô cuộc họp khác nhau, từ thảo luận nhóm nhỏ đến hội nghị video quy mô lớn.

• Thiết bị A/V chất lượng cao: Phòng họp cần được trang bị thiết bị âm thanh và video chất lượng cao, bao gồm camera độ phân giải cao, micrô và loa rõ ràng cũng như màn hình lớn. Những thiết bị này giúp đạt được giao tiếp âm thanh và video rõ ràng, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho những người tham gia từ xa.
• Video độ phân giải cao: Chọn thiết bị video chất lượng cao để đảm bảo những người tham gia từ xa có cái nhìn rõ ràng về cả con người và nội dung.
• Âm thanh rõ ràng: Ưu tiên chất lượng âm thanh tuyệt vời với micro và loa chất lượng để giảm thiểu tiếng vang và tiếng ồn.
• Thân thiện với người dùng: Thiết bị kỹ thuật trong phòng họp phải thân thiện với người dùng, được thiết lập đơn giản để giảm thiểu sự thất vọng của người dùng.
• Tích hợp liền mạch với nhiều nền tảng: Thiết bị nghe nhìn và phần mềm hội nghị phải được tích hợp liền mạch để mang lại trải nghiệm người dùng không gặp rắc rối và ngăn ngừa các sự cố kỹ thuật.

Các loại phòng họp phổ biến và kích thước phù hợp

Kích thước của phòng họp thường phụ thuộc vào số lượng người tham gia thường xuyên và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số kích thước phòng họp phổ biến:

• Phòng trò chuyện nhóm: Điểm họp rất nhỏ (5-10 mét vuông) dành cho các cuộc họp đột xuất nhanh chóng.
• Phòng họp nhỏ: Thường ở được 2-4 người. Có thể dao động từ 10-20 mét vuông. Tốt cho các nhóm nhỏ hoặc các cuộc họp riêng lẻ.
• Phòng họp vừa: Thường ở được 5-8 người. Có thể dao động từ 20-35 mét vuông. Linh hoạt cho các cuộc họp có quy mô vừa và nhỏ.
• Phòng họp lớn: Chứa được 9-12 người nói chung. Có thể dao động từ 35 – 55 mét vuông. Tốt cho các cuộc họp và họp mặt nhóm lớn hơn.
• Phòng hội nghị: Phòng lớn hơn có sức chứa từ 13 – 20 người trở lên. 55 m2 trở lên. Được sử dụng cho các cuộc họp, thuyết trình và sự kiện toàn công ty.
• Phòng họp cực lớn: Thông thường, các phòng họp lớn nhất dành cho các cuộc họp với các giám đốc điều hành cấp cao. Lên đến hơn 30 người. Hơn 70 mét vuông.
• Phòng đào tạo/đa năng: Các phòng linh hoạt để hỗ trợ các buổi đào tạo, hội thảo lên ý tưởng, chiêu đãi, v.v. Quy mô rất khác nhau.

Kích thước cần thiết phụ thuộc vào việc sử dụng phòng, số lượng người tham dự và loại cuộc họp. Kích thước phòng, cách bố trí, trang thiết bị và tính năng cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm cuộc họp.

Cách thiết kế phòng họp phù hợp với nhu cầu

Để thiết kế được một phòng họp phù hợp cần rất nhiều yếu tố, dưới đây là một vài hướng dẫn giúp bạn có thể thiết lập được một phòng họp phù hợp với nhu cầu của mình:

1/ Xác định quy mô và mục đích phòng họp

Đầu tiên cần phải xác định quy mô và mục đích phòng họp của bạn. Bạn đang dự định tổ chức các cuộc trò chuyện nhóm nhỏ, thuyết trình với khách hàng hoặc các cuộc họp lớn hơn trên toàn công ty? Thiết bị hội nghị truyền hình đa năng của Yealink có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhiều quy mô phòng và loại cuộc họp khác nhau, đảm bảo tích hợp liền mạch vào không gian họp của bạn.

Xem xét cách bố trí và tính linh hoạt của phòng họp: Quy mô và cách bố trí phòng họp của bạn ảnh hưởng đáng kể đến việc lựa chọn giải pháp. Phòng họp nhỏ gọn có thể yêu cầu bố trí khác với phòng hội thảo rộng rãi. Hãy xem xét kích thước của căn phòng và mức độ linh hoạt của cách bố trí để phù hợp với nhiều loại cuộc họp khác nhau.

2/ Tích hợp công nghệ

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, công nghệ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các cuộc họp. Đảm bảo phòng họp của bạn được trang bị thiết bị nghe nhìn cần thiết, bao gồm máy chiếu, màn hình, hệ thống hội nghị truyền hình và kết nối Wi-Fi đáng tin cậy. Quản lý cáp và ổ cắm điện phải dễ dàng truy cập để kết nối liền mạch.

3/ Bảng trắng và công cụ cộng tác

Bảng trắng hoặc màn hình tương tác có thể nâng cao khả năng thảo luận và chia sẻ ý tưởng. Kết hợp chúng vào phòng họp của bạn để cộng tác theo thời gian thực.

4/ Ngân sách

Ngân sách của bạn có thể đóng một vai trò trong việc xác định quy mô phòng họp của bạn. Không gian lớn hơn thường đắt hơn để trang bị. Cân nhắc ngân sách của bạn so với yêu cầu về quy mô và tần suất cuộc họp để đạt được sự cân bằng phù hợp.

5/ Khả năng sử dụng trong tương lai

Dự đoán sự phát triển và thay đổi trong tương lai trong tổ chức của bạn. Chọn kích thước phòng họp có thể đáp ứng khả năng mở rộng về số lượng người tham gia hoặc các loại cuộc họp khác nhau để tối ưu chi phí sau này.

Mẫu giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn

Dưới đây Du Hưng xin giới thiệu đến bạn một số giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn. Với giải pháp này bạn có thể mở rộng thêm camera và micro khi muốn mở rộng cho những không gian lớn hơn.

1. Màn hình hiển thị.

– Màn hình tương tác Samsung Flip pro

Màn hình Tương tác Samsung Flip pro là một sản phẩm cao cấp của Samsung, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp và các tổ chức. Nó cung cấp một bảng trắng tương tác, có thể ghi chú bằng bút hoặc tay, với màn hình cảm ứng cao cấp và độ phân giải cao. Bảng còn có thể chuyển đổi thành màn hình hiển thị cho các cuộc họp và trình chiếu, với nhiều tính năng hỗ trợ cho việc làm việc nhóm.

Đặc điểm và tính năng nổi bật:

• Màn hình có đa dạng kích thước: 55 ich, 65 ich,75 ich,85 ich,
• Nhanh nhạy và cảm ứng đa điểm
• Cổng USB-C 3 trong 1
• Công nghệ màn hình tương tác vượt trội, thao tác viết mượt mà cùng chất lượng hình ảnh UHD (4K)
• Viết vẽ với Chế Độ Bút Viết và Cọ Vẽ Viết trên bất kỳ nền nào trên bất kỳ nguồn nền nào
• Dễ dàng truy cập lên đến 20 trang văn bản cùng lúc
• Đa dạng các cổng kết nối
• Chỉnh sửa hình ảnh linh hoạt với công cụ lựa chọn và hợp nhất để cuộn

Tham khảo thông tin chi tiết tại đây:Màn hình tương tác thông minh Samsung Flip Pro

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình

– Giải pháp hội nghị Yealink MVC840 (Yealink UVC84, Yealink MSpeaker II, Yealink VCM34)

Yealink MVC840 là giải pháp hội nghị truyền hình được thiết kế đặc biệt cho dịch vụ Zoom Rooms/Microsoft Teams Rooms. MVC840 là sự lựa chọn tối ưu cho các phòng họp trung bình và lớn với việc triển khai dễ dàng, hình ảnh & âm thanh chất lượng cao, khả năng chia sẻ không dây và hiển thị lịch họp đã đặt trước.

Được thiết kế dành cho phòng họp vừa (35m2 ~ 50m2) và lớn (>50m2) tùy theo số lượng loa/mic gắn thêm, MVC840 sẽ phục vụ được cho các cuộc họp với số lượng lên đến 50 người với chất lượng hình ảnh Full HD, âm thanh chất lượng cao và thao tác đơn giản nhất đến với người dùng

Bộ thiết bị Yealink MVC840 bao gồm:

• Camera Yealink UVC84
• Mini-PC M-core
• Bảng điều khiển cảm ứng MTouch
• 2 Micro Yealink VCM34
• Loa Yealink MSpeaker II

 

Sơ Đồ Tổng Quát

Thông tin thành phần thiết bị

– Camera UVC84

Với camera 4K UVC84, bạn có thể thu được hình ảnh chất lượng cao, chi tiết và rõ ràng cho phòng họp lớn. Camera có khả năng zoom quang học 12x, góc nhìn 80 độ và tính năng Auto Framing, tự động điều chỉnh góc nhìn để bao quát tất cả người tham dự. Camera còn có thiết kế bảo vệ quyền riêng tư tự động, đảm bảo an toàn cho cuộc họp của bạn.

Camera 4K Zoom HD 36× (quang học 12x, kỹ thuật số 3×) Trường nhìn (đường chéo): Camera PTZ: 90° DFOV, 73° HFOV, 50° VFOV Camera panoramic: 120° DFOV,110° HFOV, 78° VFOV Tính năng AI Auto Framing

– Loa Mspeech II / Micro VCM34

Với micro VCM34 và loa MSpeaker II, bạn có thể thu được âm thanh rõ ràng, trung thực và không bị nhiễu. Micro VCM34 có khả năng thu âm 360 độ trong phạm vi 6 mét và tích hợp công nghệ chống ồn của Yealink. Loa MSpeaker II có công suất lớn và âm thanh trung thực, mang đến âm thanh sống động cho phòng họp lớn.

• Thu âm giọng nói bán kính 6m/360° • Kết nối tối đa 6 thiết bị • Nút LED cảm ứng báo hiệu bật/tắt mic	• Công suất phát: 10W • Power over Ethernet • Kết nối tối đa được 4 thiết bị

– Bộ điều khiển trung tâm

Với bảng điều khiển cảm ứng MTouch, bạn có thể điều khiển cuộc họp một cách dễ dàng và thuận tiện. Bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển trong cùng một phòng họp, dù là treo trên tường hay để trên bàn. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình không dây hoặc có dây một cách đơn giản và nhanh chóng.

Với máy tính mini MCore, bạn có thể sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả và ổn định. Máy tính mini MCore sử dụng chip Intel Core i5 thế hệ 11, có dung lượng RAM 8GB và ổ cứng SSD 128GB. Máy tính mini MCore còn có ba cổng HDMI để xuất video với khả năng hỗ trợ CEC, Bluetooth và Wi-Fi.

	• Intel® QUAD-CORE i5 thế hệ thứ 8 • RAM: 8GB (2 x 4GB) • Bộ nhớ: SSD 128GB • HDMI out x2 • Bluetooth và Wi-Fi • Cổng Ethernet 1 x 10/100/1000M • Cài đặt sẵn phiên bản Zoom Room/Microsoft Teams Room
	• Màn hình IPS 8 inch, độ phân giải 1280 x 800 • Cảm biến mở màn hình khi có người đến • Giá đỡ có thể điều chỉnh góc (28° ~ 50°) • Hỗ trợ các tính năng trong cuộc họp: Hiển thị lịch cuộc họp Mời người tham gia cuộc họp Điều khiển camera, âm thanh • Chia sẻ nội dung có dây

– Phụ Kiện Kèm Theo

Yealink WPP30 là một Pod thuyết trình không dây 4K Ultra HD mới. Được hỗ trợ với đầu ra phát trực tuyến mã hóa phần cứng lên tới 4K/30FPS UHD, WPP30 tiết kiệm rất nhiều công sức bằng cách loại bỏ bất kỳ phần mềm hoặc cài đặt trình điều khiển nào. Cổng USB Type-A/ USB Type-C đầy đủ tính năng phù hợp với các loại máy tính và điện thoại khác nhau.

Chỉ cần cắm thiết bị WPP30 vào máy tính của bạn và bạn đã sẵn sàng để trình chiếu ý tưởng của mình. Hoặc bạn có thể kết nối máy tính với bảng điều khiển qua cổng USB-C hoặc HDMI.

WPP30	MVC-BYOD Extender
Hỗ trợ trình chiếu không dây Chia sẻ nội dung Full HD 1080P/30fps WPP30 Tương thích với Windows/MacOS/AirPlay	Hỗ trợ kết nối hệ thống camera/loa/mic của bộ thiết bị MVC với laptop để sử dụng với các ứng dụng họp khác: Webex, Google Meet, … Khả dụng với các dòng camera UVC40, UVC84, UVC86

Yealink RoomPanel là một thiết bị Microsoft Teams chuyên dụng với màn hình cảm ứng nhỏ gọn và lý tưởng để gắn các phòng họp bên ngoài. Nó sẽ hiển thị thông tin chi tiết – qua lịch Teams hoặc Outlook 365 – của các cuộc họp đã lên lịch, cho biết trạng thái phòng hiện tại và cho phép bạn đặt trước một phòng trống ngay tại chỗ.

Hiển thị trạng thái phòng họp bằng LED Hiển thị các lịch họp đã được đặt trước Hỗ trợ book lịch họp trực tiếp Sử dụng nền tảng Microsoft Teams Thiết kế gắn tường, gắn kính