5 Mẹo sử dụng Zoom giúp cuộc họp online chuyên nghiệp

Zoom đã trở thành một công cụ không thể thiếu để tổ chức các cuộc họp online hiệu quả. Với giao diện thân thiện, tính năng đa dạng và khả năng kết nối linh hoạt, Zoom giúp doanh nghiệp, giáo viên, và cá nhân duy trì giao tiếp liền mạch bất kể khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng và đảm bảo các cuộc họp online diễn ra chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững một số mẹo và thủ thuật quan trọng. Bài viết này sẽ chia sẻ các mẹo sử dụng Zoom hiệu quả, từ thiết lập ban đầu đến cách tối ưu hóa trải nghiệm họp trực tuyến, giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với đồng nghiệp, đối tác hoặc học viên.

Chuẩn bị trước cuộc họp để tối ưu hóa trải nghiệm Zoom

1. Kiểm tra kết nối mạng và thiết bị

Để đảm bảo cuộc họp trên Zoom diễn ra mượt mà, việc kiểm tra kết nối mạng và thiết bị là bước đầu tiên không thể bỏ qua. Một kết nối internet ổn định với tốc độ tối thiểu 1.5 Mbps (cho video chất lượng cao) sẽ giúp tránh tình trạng giật lag hoặc mất kết nối. Bạn có thể sử dụng công cụ như Speedtest để kiểm tra tốc độ mạng trước khi bắt đầu.

2. Thiết lập không gian họp chuyên nghiệp

Một không gian họp gọn gàng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với những người tham gia. Dưới đây là một số mẹo:

• Chọn nền phù hợp: Sử dụng tính năng Virtual Background của Zoom để tạo phông nền chuyên nghiệp hoặc làm mờ hậu cảnh nếu không gian thực tế không lý tưởng.
• Ánh sáng tốt: Đặt nguồn sáng trước mặt (không phải sau lưng) để khuôn mặt được chiếu sáng rõ ràng.
• Loại bỏ tiếng ồn: Chọn một không gian yên tĩnh hoặc sử dụng tính năng Suppress Background Noise trong cài đặt âm thanh của Zoom để giảm tiếng ồn xung quanh.

3. Lên kế hoạch và gửi lời mời họp

Trước khi bắt đầu, hãy sử dụng tính năng Schedule Meeting trên Zoom để tạo lịch họp và gửi lời mời qua email hoặc lịch Google/Outlook. Đảm bảo rằng lời mời bao gồm:

• Chủ đề cuộc họp rõ ràng.
• Thời gian và múi giờ chính xác.
• Liên kết Zoom và mật khẩu (nếu cần).
• Hướng dẫn ngắn gọn cho những người tham gia lần đầu.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp cuộc họp bắt đầu đúng giờ và tránh những sự cố không đáng có.

Tận dụng các tính năng của Zoom để nâng cao hiệu quả cuộc họp

1. Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình (Screen Sharing)

Chia sẻ màn hình là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Zoom, cho phép bạn trình bày tài liệu, slide thuyết trình hoặc nội dung trực quan khác. Để sử dụng hiệu quả:

• Chọn Share Screen và quyết định chia sẻ toàn bộ màn hình hay chỉ một ứng dụng cụ thể.
• Sử dụng tính năng Annotate để vẽ hoặc ghi chú trực tiếp trên nội dung được chia sẻ, giúp giải thích rõ ràng hơn.
• Nếu cần chia sẻ âm thanh từ video, đừng quên bật tùy chọn Share computer sound.

2. Quản lý người tham gia với các công cụ quản trị

Để đảm bảo cuộc họp diễn ra trơn tru, Zoom cung cấp nhiều công cụ quản trị hữu ích:

• Mute/Unmute: Tắt tiếng tất cả người tham gia khi bắt đầu để tránh tiếng ồn không cần thiết. Bạn cũng có thể bật tùy chọn Mute Upon Entry trong cài đặt.
• Manage Participants: Sử dụng bảng điều khiển để bật/tắt video, đổi tên người tham gia hoặc mời họ ra khỏi cuộc họp nếu cần.
• Waiting Room: Kích hoạt phòng chờ để kiểm soát người tham gia, đảm bảo chỉ những người được mời mới có thể tham gia.

3. Tận dụng Breakout Rooms cho các nhóm nhỏ

Nếu cuộc họp có nhiều người tham gia và bạn muốn chia nhỏ để thảo luận, tính năng Breakout Rooms là lựa chọn tuyệt vời. Bạn có thể:

• Chia người tham gia thành các phòng nhỏ để thảo luận nhóm.
• Quy định thời gian cho từng phiên và tự động đưa mọi người trở lại phòng chính khi kết thúc.
• Ghé thăm các phòng để hỗ trợ hoặc giám sát.

 Đảm bảo bảo mật và an toàn khi sử dụng Zoom

1. Sử dụng mật khẩu và phòng chờ

Để tránh hiện tượng “Zoom-bombing” (người lạ xâm nhập cuộc họp), hãy:

• Đặt mật khẩu cho mỗi cuộc họp.
• Kích hoạt Waiting Room để kiểm soát người tham gia.
• Sử dụng tùy chọn Lock Meeting sau khi tất cả người tham gia đã vào để ngăn người khác tham gia.

2. Cập nhật Zoom thường xuyên

Zoom thường xuyên phát hành các bản cập nhật để cải thiện bảo mật và sửa lỗi. Hãy đảm bảo bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất bằng cách kiểm tra trong mục Check for Updates của ứng dụng.

3. Quản lý quyền chia sẻ màn hình

Để tránh việc người tham gia chia sẻ nội dung không phù hợp, hãy:

• Chỉ định quyền chia sẻ màn hình cho Host Only hoặc những người được phép.
• Tắt tính năng Allow Participants to Share Screen trong cài đặt nếu không cần thiết.

Mẹo nâng cao để sử dụng Zoom chuyên nghiệp hơn

1. Tùy chỉnh giao diện và thông tin cá nhân

• Cập nhật Profile Picture và tên hiển thị để tạo sự nhận diện chuyên nghiệp.
• Sử dụng Zoom Apps (như Miro, Trello) để tích hợp các công cụ làm việc nhóm trực tiếp trong Zoom.

2. Tối ưu hóa chất lượng video và âm thanh

• Bật HD Video trong cài đặt nếu mạng ổn định để có hình ảnh sắc nét.
• Sử dụng micro chất lượng cao hoặc tai nghe có khử tiếng ồn để đảm bảo âm thanh rõ ràng.

3. Tích hợp Zoom với các nền tảng khác

Zoom hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng như Google Calendar, Microsoft Teams, hoặc Slack. Điều này giúp bạn:

• Lên lịch họp dễ dàng hơn.
• Nhận thông báo về các cuộc họp sắp tới.
• Chia sẻ nội dung trực tiếp từ các nền tảng này.

Xem thêm: Top lý do nên chọn Zoom Webinar cho đào tạo và sự kiện trực tuyến

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.Bình Lợi Trung, TP.HCM

HÀ NỘI: Số 21A3, Ngõ 67 Ngách 61 Phùng Khoang, P.Đại Mỗ, Hà Nội.

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone: 028-7300-0246

Email: info@duhung.vn